Elektronická fakturácia – strašiak alebo výzva?

Už 1. januára 2027 čaká Slovensko významný krok, ktorý sa dotkne širokého okruhu podnikateľských subjektov v oblasti, ktorá sa týka prakticky každého podnikateľa. Finančná správa vtedy oficiálne spustí projekt eFaktúra čím sa zásadne zmení spôsob vystavovania, doručovania, ale aj prijímania faktúr na Slovensku. Zavedením povinnej elektronickej fakturácie sa Finančná správa SR snaží nielen zjednodušiť administratívne procesy, ale aj reagovať na inovácie v oblasti posielania, kontroly a digitalizácie dát. Týmto krokom dôjde k zásadným systémovým zmenám vo fakturačných pravidlách. Preto je dobré pripraviť sa na ne vopred, keďže nejde len o izolovaný krok Slovenskej republiky, ale o čoraz výraznejšiu nevyhnutnosť pre budúce podnikanie v rámci spoločného európskeho trhu.

V našej účtovníckej firme spracúvame účtovníctvo, dane a mzdy pre viac ako 200 firiem. Preto vieme, že e-faktúra nebude len technickou novinkou. Zasiahne obeh dokladov, nastavenie softvéru, komunikáciu s dodávateľmi aj spôsob, akým sa faktúry dostanú do účtovníctva. Zároveň aj prinúti klientov, ktorí doteraz odďaľovali digitalizáciu účtovníctva, aby svoj rozhodovací proces urýchlili.

‍

‍

‍

‍

Čo je elektronická faktúra a prečo nestačí PDF

E-faktúra je štruktúrovaný súbor vo formáte XML, ktorý obsahuje všetky povinné údaje. Je vyhotovený, zaslaný aj prijatý v elektronickej forme tak, aby umožňoval automatizované spracovanie, a zároveň musí byť v súlade s európskou normou EN 16931. Práve preto ju účtovný systém vie automaticky načítať a spracovať. Oproti tomu PDF je z pohľadu systému len obrazový dokument, ktorý si často vyžaduje ručné prepisovanie alebo kontrolu.

‍

Koho sa zmena dotkne

Najväčšiu zmenu pocítia platitelia DPH, ktorí fakturujú inému podnikateľovi alebo firme v tuzemsku. Práve oni budú mať od 1. januára 2027 povinnosť vystavovať a prijímať e-faktúry v predpísanom formáte. Zároveň však bude platiť, že elektronické faktúry musí vedieť prijať každý podnikateľský subjekt, ktorý je zdaniteľnou osobou, aj keď nie je platiteľom DPH. Režim sa naopak nevzťahuje na predaj konečnému spotrebiteľovi, teda fyzickej osobe – nepodnikateľovi. 

Pre mnohé malé firmy a živnostníkov bude dôležité uvedomiť si, že aj keď e-faktúru nebudú povinne vystavovať, môžu ju dostať od svojich dodávateľov a musia byť pripravení ju prijať a spracovať. 

‍

Ako bude fungovať doručenie

E-faktúry sa budú posielať cez certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby, tzv. digitálnych poštárov. Výber digitálneho poštára ponechal štát na samotných podnikateľov, pričom ponuka riešení bude pravdepodobne pestrá. Pri výbere bude záležať na konkrétnych potrebách jednotlivých firiem - či uprednostnia priame prepojenie s účtovným systémom, alebo jednoduchšiu webovú či mobilnú aplikáciu. Až prax ukáže, ako sa jednotliví poskytovatelia doručovacej služby osvedčia. 

‍

‍

‍

‍

Čo odporúčame firmám urobiť už teraz

Z pohľadu účtovníctva je najlepšie pripraviť sa v predstihu. Odporúčame zamerať sa najmä na tieto kroky:

• Komunikujte so svojou účtovnou kanceláriou. Overte si, nakoľko je pripravená na prijímanie a odosielanie e-faktúr. 

• Zistite, aké riešenie je vhodné pre vašu firmu. Každá firma má iné potreby, špecifické požiadavky, ako sú proces schvaľovania, interné procesy či množstvo a typ prijatých a vystavených faktúr.

• Preverte svoje interné postupy. E-faktúra ovplyvní obeh dokladov, schvaľovanie aj odovzdávanie podkladov do účtovníctva.

• Využite dobrovoľné obdobie v roku 2026. Je to vhodný čas na otestovanie procesov, odhalenie a odstránenie možných problémov a v neposlednom rade aj na zosúladenie postupu s účtovníkom.

‍

Prečo je pri e-faktúre dôležitý aj účtovník

E-faktúra nie je len IT projekt. Je to zmena, ktorá sa priamo dotýka účtovníctva, DPH agendy, kontroly dokladov aj reportingu. Ak firma nastaví procesy zle, problémy s e-fakturáciou sa neprejavia len časovým stresom, ale aj komplikáciami v interných procesoch a dodatočnou komunikáciou s dodávateľmi a odberateľmi. 

‍

Práve preto dáva zmysel riešiť prípravu spolu s účtovníckou spoločnosťou. Tá vie najlepšie posúdiť nielen technickú stránku, ale aj reálny dopad na každodennú prax konkrétnej firmy s ohľadom na jej špecifiká.

Neviete, či je vaša firma na e-faktúru pripravená? Ozvite sa nám. Skontrolujeme vaše procesy, softvér aj spôsob odovzdávania dokladov a pomôžeme vám nastaviť riešenie, ktoré bude fungovať v praxi.