Elektronische Rechnungsstellung — Vogelscheuche oder Herausforderung?

Bereits am 1. Januar 2027 erwartet die Slowakei einen bedeutenden Schritt, der sich auf eine Vielzahl von Unternehmen in einem Bereich auswirken wird, der praktisch jeden Unternehmer betrifft. Die Finanzverwaltung wird dann offiziell das Projekt eFaktúra lancieren, das die Art und Weise, wie Rechnungen in der Slowakei ausgestellt, zugestellt und empfangen werden, grundlegend verändern wird. Mit der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung versucht die Finanzverwaltung der Slowakischen Republik nicht nur, die Verwaltungsprozesse zu vereinfachen, sondern auch auf Innovationen im Bereich des Sendens, der Kontrolle und der Digitalisierung von Daten zu reagieren. Dieser Schritt wird zu erheblichen systemischen Änderungen der Abrechnungsregeln führen. Daher ist es ratsam, sich im Voraus darauf vorzubereiten, da dies nicht nur ein isolierter Schritt der Slowakischen Republik ist, sondern eine zunehmend wichtige Notwendigkeit für zukünftige Geschäfte auf dem gemeinsamen europäischen Markt ist.

V unsere Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wir verarbeiten Buchhaltung, Steuern ein Löhne für mehr als 200 Unternehmen. Daher wissen wir, dass die E-Rechnung nicht nur eine technische Neuheit sein wird. Dies wirkt sich auf den Dokumentenumlauf, die Einrichtung der Software, die Kommunikation mit Lieferanten und die Art und Weise aus, wie Rechnungen in die Buchhaltung gelangen. Gleichzeitig wird es auch Kunden zwingen, die bisher zögern Digitalisierung der Buchhaltung um ihren Entscheidungsprozess zu beschleunigen.

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Was ist eine elektronische Rechnung und warum ist PDF nicht genug

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei, die alle Pflichtdaten enthält. Sie wird in elektronischer Form erstellt, versendet und empfangen, um eine automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen, und muss außerdem der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Deshalb kann das Buchhaltungssystem es automatisch laden und verarbeiten. Im Gegensatz dazu ist ein PDF aus Sicht des Systems nur ein Bilddokument, das häufig manuell neu geschrieben oder überprüft werden muss.

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Wer wird von der Änderung betroffen sein

Die größte Veränderung werden Mehrwertsteuerzahler spüren, die einem anderen Unternehmer oder Unternehmen in ihrem Heimatland eine Rechnung stellen. Sie sind es, die ab dem 1. Januar 2027 verpflichtet sein werden, elektronische Rechnungen im vorgeschriebenen Format auszustellen und zu empfangen. Gleichzeitig wird es jedoch so sein, dass jedes Unternehmen, das steuerpflichtig ist, auch wenn es kein Mehrwertsteuerzahler ist, in der Lage sein muss, elektronische Rechnungen zu akzeptieren. Andererseits gilt die Regelung nicht für Verkäufe an den Endverbraucher, d. h. an eine natürliche Person — einen Nichtunternehmer.

Für viele kleine Unternehmen und Selbstständige wird es wichtig sein, sich daran zu erinnern, dass sie zwar keine elektronische Rechnung ausstellen müssen, diese aber von ihren Lieferanten erhalten können und bereit sein müssen, sie zu akzeptieren und zu bearbeiten.

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So funktioniert die Lieferung

E-Rechnungen werden über zertifizierte Zustelldienstleister, die sogenannten digitalen Postboten, versendet. Die Wahl eines digitalen Postboten hat den Staat den Unternehmern selbst überlassen, und die Palette der Lösungen dürfte vielfältig sein. Die Wahl hängt von den spezifischen Bedürfnissen der einzelnen Unternehmen ab — ob sie eine direkte Verbindung zum Buchhaltungssystem oder eine einfachere Web- oder Mobilanwendung bevorzugen. Nur die Praxis zeigt, wie sich einzelne Lieferdienstleister selbst zertifizieren.

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Was wir Unternehmen jetzt empfehlen

Aus buchhalterischer Sicht ist es am besten, sich im Voraus vorzubereiten. Insbesondere empfehlen wir, sich auf die folgenden Schritte zu konzentrieren:

• Setzen Sie sich mit Ihrem Kontenbüro in Verbindung. Prüfen Sie, wie bereit es für den Empfang und Versand von E-Rechnungen ist.

• Finden Sie heraus, welche Lösung die richtige für Ihr Unternehmen ist. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Bedürfnisse, spezifische Anforderungen wie den Genehmigungsprozess, interne Prozesse oder die Menge und Art der erhaltenen und ausgestellten Rechnungen.

• Überprüfen Sie Ihre internen Verfahren. Die elektronische Rechnung wirkt sich auf den Umlauf von Dokumenten, die Genehmigung und Einreichung von Dokumenten bei der Buchhaltung aus.

• Nutzen Sie die freiwillige Zeit im Jahr 2026. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um die Prozesse zu testen, mögliche Probleme zu erkennen und zu beheben und nicht zuletzt das Verfahren mit dem Buchhalter abzustimmen.

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Warum ein Buchhalter auch für die elektronische Rechnungsstellung wichtig ist

E-Invoice ist nicht nur ein IT-Projekt. Es handelt sich um eine Änderung, die sich direkt auf die Buchhaltung, die Mehrwertsteuer-Agenda, die Dokumentenkontrolle und die Berichterstattung auswirkt. Wenn das Unternehmen die Prozesse falsch einrichtet, werden sich die Probleme mit der elektronischen Rechnungsstellung nicht nur in Zeitstress äußern, sondern auch in Komplikationen bei internen Prozessen und zusätzlicher Kommunikation mit Lieferanten und Kunden.

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Deshalb ist es sinnvoll, die Vorbereitung gemeinsam mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu erledigen. Letzteres ist am besten in der Lage, nicht nur die technische Seite, sondern auch die tatsächlichen Auswirkungen auf die tägliche Praxis eines bestimmten Unternehmens im Hinblick auf seine Besonderheiten einzuschätzen.

Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr Unternehmen für die elektronische Rechnungsstellung bereit ist? Kontaktiere uns. Wir überprüfen Ihre Prozesse, Ihre Software und die Art und Weise, wie Sie Dokumente einreichen, und helfen Ihnen bei der Einrichtung einer Lösung, die in der Praxis funktioniert.